Wykłady > Śledzenie i kontrola > Raportowanie

11.3 Raportowanie



W pracy zespołowej, gdzie współdziała ze sobą grupa ludzi, pracujących zazwyczaj w różnych miejscach, znaczenie komunikacji jest bardzo duże. Członkowie zespołu projektowego porozumiewają się między sobą oraz ze środowiskiem wewnętrznym w zakresie tematyki dotyczącej zakresu realizowanego projektu informatycznego. Błędny system komunikacji wewnętrznej może powodować powstawanie sytuacji krytycznych grożących utratą spójności realizowanego projektu. Dlatego też zespół idący ku sukcesowi musi mieć sprawnie zarządzaną komunikację.
Komunikacja miedzy członkami zespołu przebiegać może z pomocą wielu kanałów komunikacyjnych. Należą do nich zarówno stare jak i najnowsze media komunikacyjne takie jak:

·    plansze, tablice, rzutniki

·    telefony, pagery, telefony komórkowe

·    telefaksy, telegramy

·    wideo prezentacje

·    Internet, poczta elektroniczna, czaty, komunikatory internetowe

·    Radio i telewizja

·    Imprezy integracyjne

 

Sposoby komunikacji można podzielić na dwie podstawowe grupy: komunikację formalną stanowiącą oficjalną wymianę informacji oraz nieformalną służącą do pomocniczej wymiany informacji.

 

Komunikację formalną można podzielić na dwie grupy:

·    komunikację pisemną, na którą składają się wszelkiego rodzaju pisma, notatki, raporty, korespondencja pisemna, dokumentacje

·    komunikację bezpośrednią, na którą składają się zebrania, spotkania, kontakty indywidualne

 

Komunikację nieformalną stanowi wymiana informacji pomocnicza nie mająca charakteru oficjalnego. Do sposobów komunikacji nieformalnej zaliczamy:

·    luźne rozmowy w miejscu pracy

·    rozmowy w pomieszczeniach socjalnych np. kuchnia czy sala śniadaniowa

·    spotkania towarzyskie poza godzinami pracy

 

Planowaniem sposobu komunikacji w projekcie zajmuje się kierownik projektu. Do jego zadań należy określenie procedur definiujących kto i jakie informacje powinien przygotowywać i kto powinien być ich odbiorcą. Kierownik ustal również częstotliwość przygotowywania i dystrybucji informacji w obrębie projektu. Istotną kwestią jest wybór sposobu przekazywania i przechowywania tych informacji, czyli medium komunikacyjnego. Kierownik musi również określić procedury obiegu informacji projektowej, na które składają się:

·    organizacji biblioteki projektowej

·    procedury zbierania, archiwizacji i dystrybucji dokumentacji

·    zasady dostępu do informacji określające bezpieczeństwo danych zawartych w dokumentacji

·    podział informacji pod względem zakresu, dostępności i statusu

 

W zdecydowanej większości projektów informatycznych głównym ogniwem komunikacji w obrębie projektu jest jego kierownik. Jest on głównym łącznikiem między zespołem projektowym a otoczeniem projektu. Obszary komunikacji kierownika projektu są bardzo rozległe i obejmują nie tylko zespół projektowy , czy komitet sterujący. W celu zapewnienia sukcesu projektu kierownik musi komunikować się również z zespołem zapewnienia jakości, zarządem firmy, użytkownikami końcowymi, dostawcami, konsultantami z innych działów firmy. Schemat otoczenia kierownika projektu pod względem obszarów komunikacji przedstawiony jest na rysunku.



Procedura spotkań

 

Podstawą komunikacji wewnątrz zespołu projektowego są spotkania i zebrania, w trakcie których dochodzi do wymiany informacji między członkami. W zależności od celu, w jakim zebranie jest organizowane, możemy podzielić je na cztery podstawowe grupy:

·    zebrania informacyjne będące oficjalnymi spotkaniami w celu przekazania jakiś informacji przez kierownika projektu swoim podwładnym. Spotkania tego typu mają klarowny i zwięzły program oraz ściśle zaplanowany czas trwania.

·    zebrania robocze będące spotkaniami o charakterze operacyjnym służącymi do rozdzielenia zadań pomiędzy członków zespołu projektowego. Spotkania tego typu są krótkie i organizowane zazwyczaj dla konkretnych podzespołów roboczych.

·    uzgodnienia realizacyjne są formalnym typem spotkań, na których spotykają się uczestnicy procesu projektowego w celu zbliżenia swoich stanowisk w rozbieżnych interesach. Zebrania takie mają charakter negocjacji, które często nie przynoszą jednoznacznych rozwiązań.

·    narady kryzysowe organizowane są wewnątrz zespołu projektowego okazyjnie w celu rozwiązywania problemów wynikłych w trakcie realizacji projektu. Celem takiego zebrania jest znalezienia rozwiązania w sytuacji krytycznej będącej powodem spotkania.

 

Niezależnie od charakteru, spotkania zespołu projektowego powinny być starannie organizowane aby były jak najbardziej efektywne i zajmowały jak najmniej czasu, który trzeba poświęcić odrywając się od prac nad projektem. Aby możliwie ograniczyć czas nieefektywnie spędzony na zebraniach należy je zastosować według określonej procedury gwarantującej ich prawidłowy przebieg. W tym celu definiuje się następujące fazy organizacji spotkań projektowych:

·    przygotowanie

·    zwołanie

·    organizacja

·    przeprowadzenie

·    zamknięcie i wnioski

 

Przygotowując zebranie należy jasno określić jego cel. W zależności od tego celu określa się formułę spotkania, skład uczestników i przebieg spotkania. Uczestnikami spotkania powinny być wyłącznie osoby, których temat spotkania ściśle dotyczy. Czasami warto zrobić dwa mniejsze, odrębne spotkania niż jedno obszerne. Wynika to z ilości czasu jaką muszą poświęcić członkowie zespołu na spotkanie zamiast na realizację swoich obowiązków projektowych. Po ustaleniu uczestników zebrania należy ustalić prowadzącego obrady oraz  listę prelegentów.

Zwołanie zebrania jest procedurą poinformowania wszystkich uczestników o terminie i miejscu spotkania. Uczestnicy powinni zostać powiadomieni o spotkaniu z pewnym wyprzedzeniem, aby mogli się do niego przygotować. W zawiadomieniu o zebraniu powinny znaleźć się informacje na temat celu spotkania, porządku obrad, przewidywanym czasie trwania oraz liście uczestników. Informacje powinny być klarowne aby nie pozostawiały wątpliwości co do celu i przebiegu zebrania. Pożądaną rzeczą jest rozsyłanie do uczestników także materiałów do zebrania, aby mogli oni z wyprzedzeniem zapoznać się z omawianym problemem i przygotować do ewentualnej dyskusji merytorycznej.

Organizacja zebrania powinna prowadzić do osiągnięcia zakładanego celu zebrania na drodze zgodnej z zakładanym scenariuszem. Spotkaniu powinien przewodniczyć moderator, który jest osobą otwierającą, prowadzącą i zamykającą zebranie. W przypadku braku oczekiwanych rozwiązań problemów, których zebranie dotyczy, powinna być zorganizowana jego kontynuacja w późniejszym terminie.

Prowadzeniem spotkania od początku do końca zajmuje się moderator. Jest on osobą wybieraną spośród wszystkich uczestników zebrania. Najczęściej moderatorem jest kierownik projektu, ale nie jest to zasadą. Moderator jest odpowiedzialny za sposób prowadzenia spotkania, który jest kluczowym elementem decydującym o przebiegu dyskusji i osiągniętych wynikach. Moderator powinien zadbać o równy dostęp uczestników do głosu. Absolutnie nie powinien doprowadzić do sytuacji, w której kilka osób dominuje pozostałych uczestników. Jako głównodowodzący na spotkaniu moderator nie może również dopuścić do sytuacji, w której uczestnicy będą próbowali przejąć kontrolę nad przebiegiem zebrania. W sytuacji gdy tematyka spotkania zbacza z założonego kursu, moderator powinien stanowczo reagować i doprowadzić do powrotu spotkania na założoną drogę. Po osiągnięciu oczekiwanego wyniku spotkanie powinno zostać zakończone przez moderatora.

Zamknięcie zebrania powinno kończyć się sformułowaniem odpowiednich wniosków. Zakończenia spotkania dokonuje moderator. Powinien on podziękować uczestnikom za udział oraz poinformować ich o terminie przekazania pisemnych wniosków z zebrania. Wyniki zebrania powinny trafić do wszystkich uczestników w rozsądnym czasie od jego zakończenia aby mogli oni ustosunkować się do ich treści mając w głowach świeżą wizję przebiegu spotkania. Z każdego spotkania powinna zostać sporządzona dodatkowo notatka do przechowywania w archiwum. Powinna ona zawierać informację o dacie, miejscu, temacie, uczestnikach i wnioskach wynikających z zebrania.



Przejdź dalej




Wykłady > Śledzenie i kontrola > Raportowanie