Wykłady > Zarządzanie zespołem > Udziałowcy

10.2 Udziałowcy



 

Projekt jest złożonym przedsięwzięciem, w którym biorą udział ludzie, którzy mają wpływ na jego przebieg. Ludzie ci mają często odmienne cele, które pchają ich do działania. Niektórzy od nowego produktu oczekują przyspieszenia procesów biznesowych w przedsiębiorstwie, inni realizują polecenia przełożonych, dlatego zależy im na wspieraniu projektu, aby wywiązać się z zadania. Jeszcze inny myślą o tym, że wdrożenie nowego rozwiązania pozwoli im w przyszłości rozszerzyć zakres usług świadczonych obecnie przez firmę. Przytoczone tu przykłady to szeroko rozumiane cele biznesowe. Istnieją jednak inne pobudki, dla których ludzie angażują się w projekt takie, jak oczekiwanie awansu czy premii. Tego typu ambicjonalne cele mogą powodować, że ludzie nie tylko dlatego podejmują się pracy nad projektem, że chcą go wspomóc, ale także dlatego, że chcą mu zaszkodzić i w jego realizacji widzą zagrożenie np. dla swojej pozycji w firmie.

Przystępując do realizacji należy zidentyfikować udziałowców projektu. Oprócz formalnych udziałowców, których nazwiska są jawnie zawarte w dokumentach, warto postarać się dowiedzieć o relacjach panujących w firmie, aby przewidzieć, kto może mieć nieformalny wpływ na projekt i czy będzie to wpływ pozytywny, czy raczej należy spodziewać się po nim działań destabilizujących i destrukcyjnych. Takie informacje mogą przydać się w przyszłości – dobrze jest na przykład wiedzieć, że jeden z ważniejszych wiceprezesów jest zainteresowany promowaniem naszego projektu. Z drugiej strony wiemy, jakich ludzi unikać, komu odmawiać dostępu do informacji i na czyją pomoc na pewno nie możemy liczyć. Ponadto przy realizacji projektu można spotkać się z udziałowcami zewnętrznymi. Mogą być to na przykład urzędnicy formułujący przepisy, które mogą wpłynąć na zakres projektu (np. zmiana przepisów podatkowych wpływa na zakres projektu systemu księgowego). Po ich identyfikacji podobnie, jak z udziałowcami wewnętrznymi należy postarać się przewidzieć, czy będą oni pomocni w projekcie, czy może swoimi działaniami mogą wprowadzić utrudnienia dla powodzenia projektu.

W zależności od przyjętej metodyki oraz warunków panujących w organizacji, w której realizowany jest projekt, można wyróżnić różne grupy udziałowców formalnych. Jednak patrząc z nieco wyższego poziomu zawsze można wskazać role kierownika projektu, sponsora, klienta, użytkowników końcowych, zespołu projektowego i ewentualnie podwykonawców.

 

Kierownik projektu – osoba kierująca realizacją projektu. Jego celem jest takie zaplanowanie i zorganizowanie pracy, żeby projekt ukończył się pomyślną realizacją celów. Do niego spływają wszystkie raporty członków zespołu projektowego i on jest odpowiedzialny za kontakty ze sponsorem i klientem – jest łącznikiem między nimi a zespołem. Zwykle jest osobą wpływową przy podejmowaniu decyzji dotyczących ogólnych kierunków prowadzenia projektu, jednak formalnie wykonuje tylko zadania wyznaczone przez komitet sterujący. Jeśli chodzi o decyzje bieżące, dotyczące na przykład rozwiązywania pojawiających się problemów z dostawcami czy opóźnień, kierownik projektu podejmuje działania mające na celu zniwelowanie tych zagrożeń. Jest osobą odpowiedzialną za zrealizowanie celów projektu.

 

Sponsor – osoba lub organizacja, która fizycznie finansuje projekt i zapewnia niezbędne zasoby. To ze sponsorem podpisywana jest umowa na dostarczenie produktu i jest on najbardziej zainteresowany realizacją projektu - to od niego wypływa inicjatywa jego uruchomienia. Realizacja projektu jest dla sponsora drogą do osiągnięcia obranego celu, dlatego będzie on kontrolował postępy prac i określał ogólne kierunki, do których projekt ma dążyć.

Zwykle do grupy sponsora należy najwyższej rangi kierownictwo przedsiębiorstwa, które określa strategię firmy i podejmuje działania prowadzące do jej realizacji. Takim działaniem może być właśnie decyzja o uruchomieniu projektu i przekazaniu jego produktu klientowi.

 

Klient – jest to grupa, która będzie właścicielem produktu projektu. Do klienta należy kontrolowanie, aby dostarczone rozwiązanie spełniało wymagania i było dobrej jakości. Klient wydaje pieniądze sponsora i to on akceptuje wytworzony produkt. Akceptuje to, co zamówił – klient definiuje wymagania dotyczące produktu i je egzekwuje. W projekcie podpis klienta jest wiążący.

Klientem może być jeden z działów firmy – na przykład marketing przy projekcie obejmującym przygotowanie witryny internetowej dla firmy. Zarząd zdecydował o konieczności stworzenia stron firmowych, przekazał na to pieniądze i polecił dyrektorowi działu marketingu wykonanie tego zadania.

 

Użytkownicy końcowi – są to osoby, które będą w przyszłości użytkować dostarczony produkt. Potrafią sprecyzować użytkowe funkcjonalności produktu, który ma zostać przygotowany. Zwykle użytkownicy końcowi nie biorą udziału w spotkaniach na temat kształtu produktu – klient jedynie się z nimi konsultuje, aby dokładnie opisać wymagania dotyczące poszczególnych elementów produktu. Uczestniczą w niektórych prezentacjach i zebraniach, gdzie mogą uszczegółowić pewne wymagania pod kątem swoich potrzeb.

Koncentrując się na projektach informatycznych, ale nie tylko, można powiedzieć, że dość często zdarza się, że użytkownicy końcowi nie są skorzy do współpracy. Boją się, że wprowadzenie nowego systemu może pozbawić część z nich pracy, że nie jest im potrzebny i jest im narzucony przez zarząd. Nie można generalizować, ale często spotyka się temu podobne obawy wśród przyszłych użytkowników produktu. Jest to powszechny strach przed nowościami.

 

Zespół projektowy – zespół wykonawców produktu. Grupa ludzi dobranych według ich cech i umiejętności. Podlegli bezpośrednio kierownikowi projektu zajmują się wytworzeniem produktu we wszystkich fazach. Wymieniając chronologicznie dla projektu software’owego niezbędni są analitycy, eksperci dziedzinowi, projektanci, wszelkiej maści informatycy (programiści, graficy, sieciowcy), kontrolerzy i testerzy. Zespół projektowy, nie ma zwykle kontaktu z klientem, a tym bardziej ze sponsorem.

 

Podwykonawcy – jest to firma, która zatrudniana jest w projekcie do wykonania pewnej części produktu lub dostarczenia ludzi niezbędnych do jego realizacji. Należy bardzo starannie definiować wymagania dla podwykonawców, ponieważ komunikacja z nimi jest zwykle trudniejsza niż z członkami zespołu projektowego. 

Przy dużych projektach zdarza się, że zlecenie dla podwykonawcy jest dla niego osobnym projektem. Jeśli planowane jest korzystanie z usług podwykonawców na kilku etapach wytwarzania produktu, należy wtedy poinformować go o tym wcześniej i związać kontraktem, żeby w przyszłości uniknąć ryzyka niemożności wykorzystania podwykonawcy.



Przejdź dalej




Wykłady > Zarządzanie zespołem > Udziałowcy