Najprościej uzyskać drukowany dokument drukując formularz lub arkusz danych tabeli lub kwerendy.
Raporty są obiektami Accessa, specjalnie dostosowanymi do potrzeb prezentacji i podsumowywania informacji w postaci drukowanych dokumentów lub dokumentów wyświetlanych na ekranie.
Raporty można projektować albo za pomocą kreatora albo samemu dobierając wszystkie jego elementy.
Typy raportów:
Listy, zestawienia:
Katalogi:
Faktura:
Podsumowania:
Etykiety adresowe:
Kreatory raportów:
autoraport (bez wyboru pól),
jednokolumnowy (AutoReport: Columnar)- rekord po rekordzie w jednej kolumnie bądź
tabelaryczny (AutoReport: Tabular) - dane w postaci tabelki, z podsumowaniami dla pól numerycznych;
zasadniczy kreator raportów (Report Wizard);
raport z wykresem (Chart Wizard);
etykietki adresowe (Label Wizard).
Projektowanie raportu
Zasady podobne jak dla formularzy. W szczególności w raporcie mogą występować:
związane elementy dialogowe (połączone z polem tabeli bazy danych),
niezwiązane elementy dialogowe (nie mające źródła danych w bazie danych np. tytuł raportu) oraz
elementy wyliczane.
Pola tekstowe są tworzone:
za pomocą przybornika lub
przez przeciągnięcie z listy pól (wywoływanej z menu Widok ® Lista pól lub przez narzędzie Lista pól z paska narzędzi).
Można używać:
pól wyboru,
przycisków opcji,
ramek grup opcji np. określając jako "Control Source" - źródło pola wyboru - wyrażenie:
=[Data
wysłania]>[Data
otrzymania]
Elementem dialogowym jest też przejście do nowej strony w raporcie.
Rekordy są grupowane względem wspólnych wartości pól. Grupa składa się z
nagłówka,
sekcji szczegółów (ewentualnie z zagnieżdżonymi grupami) i
stopki grupy.
Np. rekordy sprzedaży pogrupowane względem dat z sumą podsumowującą wartość wszystkich sprzedaży w danym dniu.
Grupy są definiowane w oknie dialogowym „Sortowanie i grupowanie” (menu View -> Sorting and Grouping) - poprzez podanie nazw pól oraz ustawienie opcji „Nagłówek grupy” i „Stopka grupy” na „Tak”.
Używając pól wyliczeniowych z wstawioną w nie funkcją Sum([Nazwa_pola]), można podsumowywać wartości w grupie.
Oto raport z zastosowanym grupowaniem:
i jego projekt:
Raporty mogą być postaci zagnieżdżonej: raport główny z podraportami. Jeden z raportów określa się jako główny i wstawia się do niego inne raporty w charakterze jego podraportów.
Raport główny może być związany lub niezwiązany z tabelą lub kwerendą. Niezwiązany raport główny pełni rolę kontenera dla niezależnych podraportów. Podraporty należy wcześniej zdefiniować jako osobne raporty z pustymi nagłówkami i stopkami stron. Przy wklejaniu podraportu do raportu należy ewentualnie określić łączące je pola (podrzędne i nadrzędne) - jeśli połączenie dotyczy tabel powiązanych związkiem, pola te są automatycznie ustawiane przez system.
Podraporty mogą być zagnieżdżone.
W raporcie mogą występować także podformularze.
Zestawienia krzyżowe danych
W praktyce biurowej korzysta się z zestawień tabelowych, w których zarówno wiersze jak i kolumny są opatrzone etykietami – wartościami przechowywanymi w bazie danych np. zestawienie sumarycznych zarobków uzyskiwanych na danym stanowisku pracy względem działu. Wymaga to przekształcenia danych zapisanych w tabelach.
Przykład
Wychodzimy od tabel Osoba i Departament. W pierwszym kroku tworzymy kwerendę zawierającą dane potrzebne do wykonania zestawienia krzyżowego:
W następnym kroku używamy kreatora kwerend krzyżowych (Crosstab Query Wizard) do zestawienia ze sobą danych tak aby etykietami wierszy były stanowiska, etykietami kolumn nazwy departamentów a na przecięciu wiersza i kolumny znajdowały się sumaryczne zarobki na danym stanowisku w danym departamencie.
Ostatnim krokiem jest umieścić wynik zapytania krzyżowego na raporcie i dodać podsumowania kolumn.
Strony dostępu do danych
Strony dostępu do danych są interakcyjnymi stronami WWW, które utrzymują aktywne połączenie z bazą danych Access. Użytkownik wyświetla stronę dostępu do danych w przeglądarce Microsoftu – Internet Explorer (wersji >=5) i może na niej oglądać, wyszukiwać, edytować dane zapisane na stałe w bazie danych. Mogą być używane w sieciach Internet i intranet.
Można tworzyć dwa rodzaje stron:
na których można wprowadzać dane do bazy danych a także je edytować,
na których można tylko wyświetlać dane z bazy danych.
Strona bez grupowania danych - z możliwością edytowania:
Rezultat (po wyborze stylu strony):
Strona z grupowaniem danych - bez możliwości edytowania.