Program MS Access obejmuje:

 

  1. zakładanie relacyjnej bazy danych składającej się z tabel i perspektyw (kwerend);

  2. interfejs graficzny do obiektów bazy danych;

  3. interfejs graficzny dla aplikacji bazy danych (formularze, raporty, strony WWW);

  4. środowisko do programowania aplikacji bazy danych (makra, język VBA Visual Basic for Applications).

 

Tabele w Accessie są:

  1. strukturą logiczną przechowywania danych w bazie danych;

  2. źródłem danych dla innych obiektów jak kwerendy, formularze i raporty;

  3. elementem interfejsu użytkownika. 

 

Projekt tabeli

W widoku schemat tabeli (projekt tabeli) określamy kolumny (pola), z których będą się składać wiersze (rekordy).

 

Arkusz danych

 

Po zdefiniowaniu schematu tabeli wprowadzamy dane i wyświetlamy je w widoku “Arkusz danych”.  

 W widoku "Arkusz danych" można wykonywać podstawowe operacje na wierszach tabeli:

  1. przeglądać wiersze,

  2. wstawiać nowy wiersz,

  3. usuwać dany wiersz,

  4. aktualizować wartości w danym wierszu.

Okno bazy danych

W podobny sposób definiujemy tabele Pracownicy, Sprawy i Pisma. Zdefiniowane obiekty są wyświetlane na liście w oknie bazy danych.

 

Typy danych w Accessie:

 

Kreator odnośników

 

Przy określaniu typu danego pola na liście dostępnych typów jest jeszcze specjalna opcja „Kreator odnośników”. 

 

Odnośnik określa listę wartości bądź kolumnę innej tabeli (kwerendy), z której pobiera się wartości dla danego pola (np. wartości klucza obcego  pochodzą z kolumny klucza głównego). Pole z odnośnikiem jest wyświetlane w postaci listy rozwijanej.

 

 

Jest możliwość wyświetlania w widoku arkusz danych tabeli nie samych wartości odnośnika, ale powiązanych z nimi wartości. Na przykład, zamiast wyświetlać identyfikatory klientów, na liście rozwijanej pojawiają się ich imiona i nazwiska.

Wartości wyświetlane w polu Id_klienta pochodzą z tabeli Klienci. Sam identyfikator klienta, będący kolumną związaną z polem, nie jest wyświetlany (szerokość odpowiadającej mu kolumny ustawiamy na 0 cm).

 

Lista odnośnika

 

Pole Klient jest typu odnośnik. Wyświetlane wartości pochodzą z tabeli Klienci. Wartością fizycznie zapisywaną w bazie danych jest identyfikator klienta (kolumna ukryta pola Klient).  

 

 

Właściwości kolumny

 

Oprócz podania typu danych oraz znaczenia  (opisu) określa się dodatkowe właściwości kolumny mające charakter bądź więzów spójności:

bądź dostarczających dodatkowych informacji dla interfejsu użytkownika:

 

Więzy spójności globalne dla tabeli

 

Reguły poprawności dotyczące całej tabeli np.  dla pól numerycznych  Debet < Limit  (z menu Widok -> Właściwości tabeli lub przycisk „Właściwości” na pasku narzędzi) ewentualnie z określeniem  komunikatu o błędzie. 

 

 

Indeksy

 

Indeks służy do przyśpieszenia wyszukiwania rekordów mając dane wartości w jednym lub więcej pól (dostęp do listy indeksów - z menu Widok -> Indeksy lub przez przycisk "Indeksy" z paska narzędzi).

 

Zmiana schematu tabeli

 

Używając tego samego interfejsu ekranowego co przy tworzeniu tabeli można dokonywać zmian schematu tabeli:

 

Powiązania między tabelami

 

Tworząc schemat bazy danych należy zaplanować powiązania (związki, relacje w Accessie) między danymi zapisanymi w tabelach. Ze względu na to, że przy projektowaniu bazy danych termin „relacja” ma znaczenie matematycznej abstrakcji tabeli, używamy terminu powiązanie.

Cele określania powiązania między tabelami:

Dla powiązanych pól muszą być spełnione następujące warunki:

 

Diagram powiązań między tabelami 

 

Ramki reprezentują tabele. Linie między tabelami reprezentują powiązania (związki) między tabelami. Zaznaczone jest powiązanie między pismami i sprawami oraz wyświetlone okienko właściwości tego powiązania (okienko "Relacje").  

 

Referencyjne więzy spójności (więzy integralności)

 

Przy definiowaniu powiązania między tabelami należy wybrać opcję „Wymuszaj więzy integralności”. Tabela występująca  w związku po stronie jeden jest nazywana w Accessie  tabelą nadrzędną, natomiast tabela po stronie wiele tabelą podrzędną.

 

Typ złączania wierszy

 

Przy zapytaniach opartych na powiązaniu między tabelami istotny jest  typ złączania (sprzężenia) określający sposób złączania wierszy z obu tabel. Są trzy typy złączeń - pierwszy z nich jest domyślny.