Wykłady > Ciężkie metodyki projektowe > Prince2 - przykład metodyki ciężkiej

4.2 Prince2 - przykład metodyki ciężkiej



 

Metodyka PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) została opracowana przez instytucje rządowe w Wielkiej Brytanii i choć wywodzi się ona z sektora publicznego, jej użycie jest powszechne w wielu innym obszarach łącznie z sektorem informatycznym. Metodyka ta jest zestawem wskazówek i gotowych przykładów schematów zarządzania wchodzących w skład i będących nieodzowną częścią zarządzania projektem informatycznym.

 

Cechami charakterystycznymi metodyki PRINCE2 jest:

·       zdefiniowana struktura organizacyjna zespołu projektowego

·        zależność od biznesowych ograniczeń i potrzeb

·        silne ukierunkowanie na podział projektu na zarządzalne i kontrolowalne etapy

·        duża elastyczność pozwalająca dobrać poziom zastosowania metodyki do realizowanego projektu.

 

Kolejnymi bardzo istotnymi czynnikami wyróżniającymi PRINCE2 jako metodykę jest fakt jej powtarzalności i wyuczalności. Są to bardzo istotne walory, które umożliwiają przygotowanie zespołu osób płynnie posługujących się tą metodyką, którzy za każdym razem będą potrafili zrealizować kolejny projekt w oparciu o nią. Bardzo istotnym faktem jest świadomość uczestników projektu, realizowanego z użyciem PRINCE2, kolejnych etapów jakie następują po sobie ich umiejscowienia w czasie i formy w jakiej występują. 

Niezwykle pomocnym jest sygnalizacja potencjalnych zagrożeń jakie mogą występować w projekcie, a fakt ze metodyka forsuje podejście proaktywne nie stoi w sprzeczności ze zdolnością do radzenia sobie z wyjątkowymi, nieprzewidywalnymi zdarzeniami.

Bardzo ważną cechą PRINCE2 jest uniwersalność co pozwala na zastosowanie jej w różnych środowiskach projektowych poczynając od projektów oderwanych przez projekty będące w korelacji z innymi projektami, aż do projektów wchodzących w skład większego przedsięwzięcia.

 

PRINCE2 zapewnia realizowanym projektom:

·        kontrolę i wspomaganie na wszystkich etapach projektu

·        okresowe weryfikacje postępu projektu i zgodności z założeniami biznesowymi

·        bardzo dobre mechanizmy komunikacji pomiędzy grupami osób wchodzącymi w skład projektu

·        właściwe zaangażowanie udziałowców projektu w realizacje projektu określając czas i miejsce podejmowanych przez nich akcji

·        mechanizmy kontroli odchyleń od założeń planowanych

·        mechanizmy kontroli odchyleń i ich wpływu na koszt i zysk z realizowanego przedsięwzięcia

·        rozróżnienie pomiędzy grupą zarządzającą projektem, a grupą wykonawczą. Ma to na celu zapewnienie swego rodzaju warstwy abstrakcji, która w rezultacie pozwoli abstrahować od rodzaju prac wykonawczych, a zatem czy celem projektu jest wytworzenie mostu czy oprogramowania informatycznego

 

Rysunek   Logiczny podział składowych PRINCE2

 

Aby w pełni zrozumieć charakterystykę metodyki PRINCE2 należy poznać elementy składowe wchodzące w jej skład. Najważniejszymi składowymi są:

·        techniki

·        komponenty

·        procesy

 

Na  rysunku pokazano powyższy podział i elementy składowe wchodzące w skład każdego ze obszarów. Jako pierwszą kolumnę widzimy techniki używane w metodyce PRINCE2. Z pewnością warto zwrócić uwagę na kilka charakterystycznych założeń które pojawiają się w omawianej metodyce.

 

Planowanie w oparciu o produkt. (ang. Product-based planning) Definiuje produkty projektu, które mają zostać dostarczone w rezultacie prac projektowych. Ważnym czynnikiem tego zestawienia jest sformułowanie oczekiwań co do jakości produktów by mieć pewność, że w momencie dostarczenia będą rzeczywiście odpowiadały wymaganiom.

 

Przegląd jakości. (ang. Quality Review) Pozwala zweryfikować uzyskaną jakość produktu w stosunku do zaplanowanej. Metodyka PRINCE2 wyróżnia dwa rodzaje przeglądów jakości:

·        nieformalne – testy, przeglądy wizualne

·        formalne – ustrukturyzowane przeglądy

 

Kontrola zmian. (ang. Change Control) Określa postępowania mające na celu wykrycie zmian w założeniach, szczególnie na początku projektu, zanalizowanie ich znaczenia i wpływu na cel biznesowy oraz wprowadzenie do dziennika spraw.

 

Dokumentowanie projektu. (ang. Project Filing) Jego zadaniem jest określenie struktury dokumentacji projektu. PRINCE2 zakłada trzy rodzaje dokumentów:

·        dokumenty zarządcze składające się z dokumentu projektowego i dokumentów dla każdego z etapów projektu,

·        dokumenty techniczne stworzone na potrzeby wyspecyfikowania szczegółów technicznych,

·        dokumenty jakości, które zostały stworzone na potrzeby przeglądów jakości.

 

Kolejnym elementem wyszczególnionym przez podział metodyki są komponenty. Są one używane, podobnie jak techniki, przez procesy wchodzące w skład PRINCE2 oraz mają wpływ i znaczenie na zarządzaniu projektem. Zaliczamy do nich:

 

Organizacje. (ang. Organisation) Definicje struktury organizacyjnej i ról projektowych. Największą potrzebę tego elementu zaobserwować można w procesie rozpoczęcia projektu.

 

Planowanie. (ang. Planning) Komponent obecny we wszystkich procesach modelu odpowiedzialny za sporządzanie planów np. projektu, etapów.

 

Sterowanie. (ang. Controls) Jest używane przez wszystkie procesy modelu. Szczególnie jednak wykorzystywany przez procesu kontrolno-monitorujące.

 

Etapy. (ang. Stages) Wyróżniamy dwa podtypy etapów:

zarządcze (używane głownie przez proces zarządzania projektem), które służą głównie do podziału prac, zasobów i związanych z nimi wydatków

techniczne, które w przeciwieństwie do zarządczych mogą występować równolegle

 

Zarządzanie ryzykiem. (ang. Risk Management) Rozpoczyna się już w trakcie procesu inicjacji projektu, a w późniejszych etapach analizy sporządzone na początku projektu są korygowane w celu umożliwienia podejmowania właściwych decyzji przez Zarząd Projektu. Zarządzanie ryzykiem ma bardzo duży wpływ na definicje celi biznesowych i na ich modyfikacje w trakcie trwania projektu.

 

Jakość w środowisku projektowym. (ang. Quality in a Project Environment) Jest istotna już w momencie rozpoczęcia projektu, gdzie formułowane i planowane są oczekiwania jakościowe stawiane przed wytwarzanym produktem. W procesach końcowych jakość jest weryfikowana i jest podstawą do zaakceptowania wykonanego produktu

 

Zarządzanie konfiguracją. (ang. Configuration Management) Odpowiedzialne jest za dedykowanie właściwego zarządzania produktem i jego dokumentacją. Dokumentacja projektowa założona w procesie inicjacji projektu podlega zmianom w trakcie trwania procesów kontrolnych i zostaje zamknięta w trakcie trwania procesu zakończenia projektu. Dosyć często zatrzymywana jest na potrzeby audytu.

 

Zarządzanie zmianami. (ang. Change Management) polega na przechwytywania żądań zmian funkcjonalności, właściwym ich zanalizowaniu i zarządzaniu. Ten komponent używany jest głównie w procesie kontroli etapu.

 

Podejście procesowe metodyki PRINCE2 do zarządzania projektem wyszczególnia i opisuje schemat wejść i wyjść charakterystycznych dla pojedynczego procesu, celów które powinien on realizować oraz zestaw aktywności, które powinny zostać przedsięwzięte w trakcie jego realizacji.

 

RysunekModel procesów wg metodyki PRINCE2

 

Pierwszym procesem wchodzącym w skład PRINCE2 jest proces Rozpoczęcia Projektu (ang. Starting Up a Project – SU). Dostarcza on informacji dotyczących zapewnienia ważnych czynników koniecznych do inicjacji projektu. Wejściem tego procesu jest Mandat Projektowy (ang. Project Mandate), który definiuje potrzebę konkretnego produktu i jego postać. Ważnym jest, aby ten proces był procesem krótkim.

Proces rozpoczęcia projektu jest skupiony wokół sześciu kluczowych zadań, które powinny zostać zainicjowane:

·        zaprojektowanie struktury zespołu zarządzającego projektem

·        sporządzenie krótkiego opisu projektu

·        podejście projektowe czyli opis warunków w jakich projekt będzie realizowany

·        orientacja w wymaganiach klienta co do jakości

·        założenie dziennika ryzyka

·        opracowanie planu inicjacji projektu

 

Kolejnym procesem, który wyszczególniamy i który trwa w od końca procesu rozpoczęcia projektu do końca projektu jest proces Zarządzania projektem (ang. Directing a Project). Ten proces jest skierowany do Zarządu Projektu (ang. Project Board), który ma za zadanie:

·        zainicjować projekt

·        weryfikować i w razie potrzeby zadecydować o zaangażowaniu dodatkowych zasobów ludzkich

·        kontrolowanie projektu na bieżąco (z pomocą wskazówek i zaleceń) oraz reagowanie na zmiany mogące mieć wpływ na plany lub zyski

·        zatwierdzenie zrealizowanego projektu i rozpoczęcie fazy jego  zakończenia

 

Bardzo istotnym elementem jest Dokument Inicjacji Projektu (ang. Project Initiation Document), który jest produktem procesu Inicjacji Projektu (ang. Project Initiation IP). Odpowiada on na szereg pytań dotyczących projektu tj. czemu projekt ma służyć, dlaczego powstaje produkt, jakie osoby będą zaangażowane w wytworzenie produktu oraz jakie będą jego rama czasowe.

Dodatkowymi celami procesu inicjacji są również:

·        sporządzenie planu projektu i kosztów jakie projekt wygeneruje

·        zaświadczenie o spełnieniu scenariusza biznesowego

·        przygotowanie założeń mających na celu zapewnienie odpowiedniej jakości

·        umożliwienie i zachęcenie Zarządu Projektu do przejęcia kontroli nad projektem

·        uzasadnienie kosztów i zarezerwowanych zasobów na potrzeby realizowanego projektu uwzględniwszy ryzyko występujące w projekcie.

·        zapewnienie odpowiednich zasobów do realizacji kolejnego etapu projektu

 

Charakterystycznym dla tego procesu jest przygotowanie i udostępnienie dla późniejszego użycia  w tracie realizacji projektu:

·        Dziennika jakości (ang. Quality Log)

·        Dziennika zdarzeń (ang. Issue Log)

·        Dziennika wniosków (ang. Lessons Learned Log)

 

Dokumenty te, zostają stworzone na wypadek konieczności ich użycia w dalszych etapach projektu.

Kolejnym procesem, który wyróżniamy w schemacie metodyki PRINCE2 jest Zarządzanie przechodzeniem etapów projektu (ang. Managing Stage Boundaries). Proces ten odpowiada za przekazywanie Zarządowi Projektu potrzebnych mu informacji o kondycji projektu i o ukończonych etapach na bazie których podejmowane są kluczowe decyzje projektowe.

Do głównych celów tego procesu zaliczamy:

·        dostarczenie informacji Zarządowi Projektu ze aktualny proces zakończył się pomyślnie i dostarczył oczekiwane produkty

·        udostępnienie wszelkich dodatkowych informacji Zarządowi Projektu potrzebnych do zaakceptowania danego etapu

·        zachowanie wszelkich dodatkowych informacji zdobytych w trakcie poprzedniego etapu

·        oficjalne rozpoczęcie kolejnego etapu

 

Jak w przypadku każdego z wcześniej wymienionych procesów tutaj również mamy do czynienia z szeregiem produktów, które są oczekiwane jako rezultat pomyślnie zakończonego procesu. Najważniejszymi z nich są:

·        raport końca etapu

·        zestawienie różnic pomiędzy założonymi w planie etapu celami, a zrealizowanymi w rzeczywistości

·        dostosowanie, jeśli zajdzie taka konieczność przypadków biznesowych

·        uzupełnienie dziennika ryzyka

·        zrewidowanie planu projektu

·        wprowadzenie zmian do składu zespołowego grupy zarządzającej projektem

 

Kolejnym z procesów wchodzących w skład modelu procesów metodyki PRINCE2 jest Kontrola Etapu (ang. Controlling a Stage). Główną odpowiedzialnością tego procesu jest kontrola i monitorowanie przebiegu etapu, zapewnienie odpowiednich zasobów oraz reagowanie na nieoczekiwane zmiany występujące w projekcie. Kluczowym dla tego procesu jest zorientowanie na Kierownika Projektu jako osobę odpowiedzialną za wszystkie powyżej wymienione aktywności tego procesu. Dodatkowo wyróżnić możemy szereg dodatkowych czynności które muszą zostać zrealizowane i z reguły postrzegane są one jako codzienne obowiązki Kierownika Projektu. Są nimi:

·        zatwierdzenie prac do wykonania

·        zgromadzenie informacji o postępie tych prac

·        notowanie zmian

·        analiza działań projektowych

·        raportowanie

·        wprowadzanie koniecznych działań

·        kontrola zmian oraz monitorowanie ryzyka w projekcie

 

Wszystkie te aktywności prowadzą do przygotowanie produktów procesu pod postacią raportów, regularnie korygowanym planie etapu oraz wprowadzania stosownych uwag do dziennika ryzyka oraz dziennika zdarzeń.

Ważnym procesem, będącym w ścisłej współpracy z procesem Kontroli Etapu jest proces Zarządzania Dostarczeniem Produktu (ang. Managing Product Delivery).  Główny nacisk kładziony jest w na zapewnienie sytuacji, kiedy właściwie zaplanowane produkty są wytworzone i prawidłowo dostarczone do klienta.  Chcąc to zrealizować konieczne jest dokonywanie nieustannych kontroli mających na celu uzupełnianie dzienników ryzyka oraz jakości co z kolei daje jasny przekaz Kierownikowi realizowanego projektu co do jego stanu. Ważnymi rezultatami tego procesu są również raporty o postępach (ang. Checkpoint Reports) od kierownika zespołu dla kierownika projektu, które poprawiają świadomość o postępach prac w zespołach.

Sama istota tego procesu skupia się na kilku zasadniczych kwestiach, do których zaliczamy:

·        zapewnienie czy produkt został dostarczony

·        zapewnienie o należytej jakości dostarczanego projektu

·        weryfikowanie czy produkt spełnia wymagania i opracowuje interfejsy konieczne do akceptacji produktu

·        zapewnienie akceptacji zakończonych produktów

 

Powiązane z wcześniej wspomnianymi uzupełnieniami dziennika jakości jest przegląd [304] jakości produktu (ang. Quality Review), który wykonywany jest również w trakcie trwania tego procesu i ma za zadanie zapewnienie należytej jakości produktu. Jakość wytwarzanego produktu jest jednym z kluczowych czynników istotnych dla klienta na etapie dostarczenia produktu i metodyka PRINCE2 kładzie nacisk na właściwe podejście do tej kwestii.

 

Ciekawym i niewątpliwie godnym wypunktowania jest przebieg procesu Zakończenia Projektu CP (ang. Closing a Project). Metodyka PRINCE2 formułuje szereg wytycznych, które porządkują koniec projektu i w przeciwieństwie do typowego podejścia, spotykanego nierzadko w innych metodykach, pozwalają uniknąć chaosu zakończenia przedsięwzięcia. Jest to niezwykle ważne gdyż uporządkowane zakończenie każdej aktywności i wyciągnięcie z niej wniosków i lekcji odbytych pozwala w znaczący sposób uchronić się przed niektórymi problemami w przyszłych projektach. Nie bez znaczenia jest również zainicjowanie działań związanych z administracja i wsparciem dla wyprodukowanego produktu. Dzięki procesowi zakończenia projektu działania te przebiegają poprawnie i zarezerwowane są na nie zasoby czasowe i osobowe. Do głównych zadań opisywanego projektu zaliczamy więc:

·        zainicjowanie kontrolowanego zakończenia projektu

·        sprawdzenie i  wykonanie założeń z dokumentu inicjującego projekt

·        potwierdzenie akceptacji klienta

·        rozpoczęcie odpowiednich akcji konserwujących i utrzymujących produkt

·        przygotowanie raportu końcowego

·        uzupełnienie dziennika wniosków

 

Bardzo istotnym choć wymienionym w naszym zestawieniu na końcu jest proces Planowania PL (ang. Planning). Charakterystyka samego procesu zasługuje na uwagę z powodu powtarzalności i obecności wpływów tego procesu na wszystkie pozostałe procesy modelu. Planowanie, jako nieodzowna czynność związana z przebiegiem projektu, jest obecna na szeregu etapów od początku projektu czyli momentu jego inicjacji, przez realizacje kolejnych jego etapów, aż po jego zakończenie. Planowanie projektu, wykonywanie i weryfikacja planów kolejnych etapów, korygowanie planu projektu po zaobserwowaniu zmian lub zanotowaniu ryzyka mającego wpływ na projekt wchodzi w skład jednego procesu planowania w projekcie. Planowanie jest również kluczowe w procesach kontrolnych i procesach zarządzających przejściami pomiędzy etapami, gdyż pozwala w łatwy sposób zaakceptować, jeśli są oczywiście spełnione, rezultaty prac projektowych. Łatwa akceptacja tych prac oparta jest na dobrze opisanych założeniach i planach, nie ma więc problemów z właściwym postrzeganiem kompletności wykonanych prac.

Nieodłącznym produktem procesu planowania jest również wytworzenie listy kompletności (ang. Checklist) czyli tabeli opisującej elementy produktu z ich datami dostarczenia jako wersje robocze oraz jako wersje końcowe. Ważnym jest również obecność w tabeli informacji o zaakceptowaniu jakości składników projektu z naniesionymi datami zaakceptowania danego elementu.



Przejdź dalej




Wykłady > Ciężkie metodyki projektowe > Prince2 - przykład metodyki ciężkiej