Wykłady
> Definiowanie projektu > Plan projektu |
![]() ![]() |
5.4 Plan projektu![]() W momencie otrzymania zlecenia na wykonanie projektu w zasadzie wiadomo, co jest do zrobienia, jednak nie wystarczy to jeszcze, żeby rozpocząć jego realizację. Należy przygotować plan. Planowanie jest niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia projektu. Przy realizacji wielu projektów wychodzi się z błędnego przeświadczenia, że długie i szczegółowe planowanie powoduje tylko niepotrzebne wydłużenie czasu wykonania projektu. W rzeczywistości jest dokładnie na odwrót - przedsięwzięcia, w których przeznaczy się odpowiednio dużo czasu i środków na zaplanowanie prac, kończą się wcześniej niż projekty, gdzie zredukowano planowanie do minimum . Ponadto wymagają one ogólnie mniej zasobów i pozwalają na ich lepsze wykorzystanie od samego początku projektu. W dobrze zaplanowanych projektach kryzysy pojawiają się rzadziej i są mniej niebezpieczne, ponieważ zagrożenia dla projektu zostały w dużym stopniu zidentyfikowane podczas fazy planowania.
Rysunek. Długości trwania projektów przy odpowiednim (linia przerywana) i minimalnym (linia ciągła) planowaniu.
Planowanie umożliwia także lepszą kontrolę nad przebiegiem prac. Wiedząc, co i jak chcemy osiągnąć łatwiej nam potwierdzić, że nasze działania prowadzą do tego właśnie celu. Jeśli podczas realizacji zadania w pewnym miejscu zaczniemy odchodzić z wyznaczonej ścieżki, plan pozwoli nam szybko to zauważyć i sprowadzić projekt z powrotem na właściwy tor. Pochodną planowania jest ustalenie harmonogramu prac. Na podstawie ram czasowych założonych w definicji wymagań projektu, należy tak rozplanować terminy wykonania prac, żeby zmieścić się w nich z realizacją projektu. Plan zarządzania projektem przyjmuje formę oficjalnego dokumentu, który przygotowuje kierownik projektu i który jest przeznaczony nie dla klienta, lecz dla wykonawców zadania. Jest to bardzo ważny dokument, jeden z najwcześniej powstających, który w sposób wiążący definiuje m.in. produkt, jakiego oczekujemy, sposób implementacji projektu oraz procesy zarządzania projektem, występujące podczas jego prowadzenia. Plan zarządzania projektem rozpoczyna się wstępem, w którym opisywane jest tło projektu – organizacja, dla której prowadzony będzie projekt, zdarzenia, które doprowadziły do potrzeby uruchomienia projektu lub inne informacje, które nie mają bezpośredniego wpływu na realizację projektu, ale pomagają zrozumieć środowisko, w jakim projekt będzie prowadzony. Ponadto we wstępie umieszcza się słownik pojęć. Jest to lista terminów, które będą pojawiać się w treści planu, a mogą być niezrozumiałe dla czytelnika. Należy starannie dobrać umieszczone w słowniku pojęcia, żeby jednocześnie nie przytłoczyć czytelnika oczywistymi definicjami nie pominąć trudnych bądź niejednoznacznych terminów. Wstęp zawiera wreszcie odniesienia do innych dokumentów, do których odnosi się w planie, np. normy, umowy itp. Umieszczenie odniesień pomaga zachować plan w rozsądnych rozmiarach, a jednocześnie pozwala czytelnikowi przyswoić wszelkie niezbędne szczegóły planu zarządzania projektem. Po wstępie następuje pora na zdefiniowanie celu projektu. Przede wszystkim należy opisać, jakie cele biznesowe klient chciałby osiągnąć przy pomocy produktu, którego przygotowanie zlecił. Dzięki temu czytelnik na każdym poziomie w hierarchii ważności w projekcie będzie wiedział, które elementy produktu są dla klienta najważniejsze i na jakie funkcjonalności kłaść nacisk. Po opisaniu powodów uruchomienia projektu w planie zarządzania projektem umieszczony zostaje opis zakresu projektu. Wyszczególnione muszą zostać obszary i funkcjonalności, które obejmować będzie projekt. Zakres może obejmować np. opis odcinka drogi, który zostanie wyremontowany lub listę działów, które zostaną objęte informatyzacją. Jeśli ta informacja nie jest jednoznaczna, w planie umieszcza się także wyraźnie napisane funkcjonalności będące poza zakresem projektu. Często w łatwiejszym zrozumieniu dokumentu pomaga konkretne sprecyzowanie obszarów, których projekt uwzględniał nie będzie niż tylko nie wymienienie tego w jego zakresie. Następnie w definicji opisu znajdują się oszacowania i założenia, jakie przyjmuje się przed rozpoczęciem realizacji projektu. Dobrze byłoby, gdyby udało się dotrzymać tych szacunków. Mogą się tu znaleźć pewne założenia, co do budżetu, jakim dysponować będzie kierownictwo projektu. Umieścić można także w tym miejscu założenia mówiące np., że wyboru podwykonawców dokonuje komitet sterujący lub, że projekt zamknie się w kwocie $100,000. Definicja projektu zawiera także bardzo ważną część, jaką jest opis standardów komunikacji. Poszczególni udziałowcy projektu muszą kontaktować się ze sobą, wymieniać informacje i w sposób formalny dokumentować różne czynności wykonane przy projekcie. Do tego projekt generuje dużą ilość wiedzy na swój temat – treści te stanowić będą przyszłą dokumentację zarówno przebiegu projektu, jak i samego wytworzonego produktu. Standard komunikacji to skomplikowana struktura obiegu dokumentów w projekcie. Określa, jakie treści mają być dokumentowane, kto będzie je tworzył i kto jest odbiorcą każdego z typów dokumentów. Ponadto określona jest także forma dokumentu – czy będzie to dokument papierowy, czy elektroniczny. Forma pośrednio determinuje kanał dystrybucji – jeden dokument może wymagać powielenia go w kilku kopiach i złożenia na nim odręcznego podpisu (np. dokumenty odbioru), inne mogą krążyć tylko drogą e-mailową lub być umieszczane na portalu, jeszcze inne mogą być kierowane do archiwum, gdzie wzbogacą bazę wiedzy o projekcie. Określenie standardów dokumentacji ma także na celu sprecyzowanie, jakiego rodzaju (np. na jakim poziomie szczegółowości) dokumenty mają trafiać do poszczególnych szczebli udziałowców projektu. Nie ma sensu, żeby kierownik projektu otrzymywał informacje od wszystkich programistów pracujących przy projekcie na temat ich kłopotów z konkretną biblioteką. Tego typu treści mogą trafiać do szefa zespołu programistów, a on powinien zdecydować, czy informacja ta jest na tyle istotna, żeby informować kogoś wyżej o przewidywanym opóźnieniu w realizacji konkretnego modułu. Bardzo często strategia komunikacji stanowi osobny dokument, do którego odniesienie znajduje się w planie zarządzania projektem. Wreszcie w definicji projektu należy określić jego cel. Cel projektu to opis tego, czego oczekuje się od wykonawcy. Jest to informacja o produkcie będącym rezultatem projektu. Cel projektu może także zawierać ograniczenia nałożone na produkt oraz wymagania dodatkowe, jakie powinny być przez niego spełnione, aby projekt uznać za udany. Np. celem projektu informatycznego może być wytworzenie oprogramowania wspierającego sprzedaż w firmie klienta. System ma jednak współpracować z działającym aktualnie oprogramowaniem księgowym i mieć dostęp przez WWW. To bardzo uproszczony przykład celu projektu, ale obrazuje treść w nim zawartą. W rozdziale 1.2 napisano, że projekt dąży do zrealizowania celu przed nim postawionego. Następnym dużym elementem, który należy zawrzeć w planie zarządzania projektem jest opis jego realizacji. To bardzo duża część planu, w której określone będą przede wszystkim ramy czasowe, w których projekt ma zostać wykonany. Jeśli projekt jest podzielony na etapy, wtedy ich opis także powinien zostać zawarty w planie. Każdy z etapów zostaje wtedy szczegółowo opisany z uwzględnieniem jego rezultatów końcowych oraz terminu, w którym będzie realizowany. Opis realizacji zawiera także takie szczegółowe plany, jak diagramy Gantta obrazujące strukturę podziału prac (WBS – work breakdown structure), wyznaczające kamienie milowe projektu i wszystkie ścieżki składające się na realizację projektu. Po opisie realizacji, w planie pojawia się opis procesów zarządzania projektem, jakie zostaną zastosowane przy jego realizacji. Wśród nich znajdą się zarządzanie jakością, kontrolowanie zakresu, zarządzanie kryzysowe, kontrolowanie dotrzymania warunków kontraktu, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie budżetem, procesy zamknięcia projektu. Na zarządzanie jakością składa się opis czynności, jakie będą przedsięwzięte, aby zapewnić produktowi i zarządzaniu projektem odpowiednią jakość. Do tych czynności może należeć kontrola zawartości dokumentów krążących w projekcie pod kątem zgodności z założonymi standardami, albo sprawdzanie, czy produkt wytwarzany jest zgodnie z przyjętymi zasadami sztuki. Kontrolowanie zakresu obejmuje działania, które należy wykonać, aby tworzony produkt spełniał założone wymagania, mieścił się w budżecie i ramach czasowych. Określone w tym punkcie są także czynności, które powinny zostać podjęte, jeśli w perspektywie pojawią się czynniki sprawiające, że któreś z wymienionych kryteriów nie zostanie dotrzymane. Zarządzanie kryzysowe to podział odpowiedzialności między kierownika projektu, komitet sterujący i inne, które definiują zachowania na wypadek wystąpienia niespodziewanego utrudnienia dla realizacji projektu. Opisane jest, kto ma jakie kompetencje do podejmowania decyzji, czyjej akceptacji muszą one wymagać, jaki dokument należy przy tej okazji sporządzić, itp. Obowiązek zarządzanie podwykonawcami zwykle spada na głowę kierownika projektu i to on jest odpowiedzialny za to, żeby ich produkty były kontrolowane, a terminy dotrzymane – w skrócie, żeby pieniądze na podwykonawców były właściwie wydawane. W planie zarządzania projektem opisane są czynności mające na celu wprowadzenie powyższych mechanizmów kontrolnych w życie. Zarządzanie ryzykiem, to jedna z najważniejszych części planu zarządzania projektem. Zdefiniowane są tu jawnie czynniki, które mogą zagrozić powodzeniu projektu. Przy każdym wymienionym ryzyku podawany jest poziom jego wpływu na koszt, harmonogram lub zakres projektu oraz oszacowane prawdopodobieństwo wystąpienia tego czynnika ryzyka. Ponadto znajdują się tu także gotowe zestawy działań, jakie należy wykonać po stwierdzeniu niebezpieczeństwa. Staranne zidentyfikowanie potencjalnych niebezpieczeństw jest w projekcie niezbędne. Chodzi o to, żeby jak najcelniej przewidzieć czynniki (zewnętrzne lub wewnętrzne), które mogą wpłynąć negatywnie na realizację projektu. Ich trafne wskazanie pozwoli skrócić czas radzenia sobie z nimi i zminimalizuje ich skutki.
Rysunek. Zależność niebezpieczeństwa wystąpienia ryzyka w zależności od ilości informacji na jego temat i pewności, co do skuteczności działania zaplanowanych działań naprawczych.
Istnieją czynniki ryzyka występujące praktycznie we wszystkich projektach (np. utrata ważnego członka zespołu, opóźnienie dostaw materiałów). Z takimi zagrożeniami łatwo sobie poradzić, bo ich częste występowanie pozwoliło wypracować skuteczne metody ich rozwiązywania. Są także ryzyka, które są charakterystyczne dla konkretnych projektów (np. zmiana przepisów, zmiana zarządu, awans przeciwnika projektu). Takie zagrożenia dużo trudniejsze do zidentyfikowania i często większy jest kłopot z określeniem ich prawdopodobieństwa i potencjalnego wpływu na projekt. Żeby posiąść wiedzę o takich ryzykach, należy zastanowić się dobrze nad charakterem projektu i spróbować wskazać punkty niezależne od kierownictwa projektu, od których zależeć będzie przygotowywany produkt. Mogą to być zarówno punkty wewnątrz firmy (np. decyzje akcjonariuszy), jak i zewnętrzne. Umiejętności przewidywania możliwych niebezpieczeństw przychodzą wraz z doświadczeniem – nie sposób tylko na podstawie szkoleń wykształcić w sobie tych zdolności. Kolejnym podpunktem opisu zarządzania projektem w planie zarządzania projektem jest zarządzanie budżetem. W tym miejscu należy napisać ile pieniędzy, na jakie cele i kiedy zostanie przekazanych do projektu. Ten opis może być bardziej lub mniej szczegółowy, jednak suma końcowa powinna zostać wyraźnie określona. Na końcu opisu zarządzania projektem znajduje się opis procesów, które nastąpią pod koniec projektu i będą towarzyszyły jego zamknięciu. Określone w tym miejscu są działania, które będą wtedy podjęte. W ich skład może wchodzić podsumowanie budżetu, przyjęcie dokumentacji końcowej, wytworzenie raportu końcowego i inne. Podsumowując należy mocno podkreślić, że wymienione powyżej procesy są zwykle zdefiniowane w przyjętej przez firmę projektową metodyce zarządzania projektem, dlatego ich zawartość może się nieco różnić od zaprezentowanej. |
|
![]() Wykłady > Definiowanie projektu > Plan projektu |