Wykłady
> Definiowanie projektu > Procesy zarządzania projektem |
![]() ![]() |
5.2 Procesy zarządzania projektem![]() Projekt jest zwykle przedsięwzięciem bardzo złożonym, dlatego wymaga odpowiedniego zarządzania. Zarządzanie projektem to połączenie technik, narzędzi oraz wiedzy, które razem pomagają efektywnie i w sposób udany zrealizować i ukończyć projekt. Zarządzanie projektem to realizacja procesów, które w ostateczności na celu mają wykonanie oczekiwanego produktu. Są to tak zwane procesy zarządzania projektem. PM BOK wyróżnił wśród nich następujące grupy: · Procesy inicjujące · Procesy kontrolne · Procesy wykonawcze · Procesy planowania · Procesy zamknięcia
Procesy zarządzania projektem, to zbiór pewnych czynności, które dane wejściowe wykorzystują do przygotowania odpowiednich produktów wyjściowych, które z kolei mają konkretne oddziaływanie na projekt, a ponadto mogą służyć jako dane wejściowe dla innych procesów.
Rysunek Powiązanie procesów zarządzania projektem wraz z kierunkiem przepływu informacji między nimi.
Procesy inicjujące. Najwcześniej w trakcie realizacji projektu występować zaczynają procesy inicjujące. Jak nazwa wskazuje, są to procesy wstępnej fazy projektu i mają na celu określenie celu i kierunku projektu, wyznaczenie kierownika i doprowadzenie do podpisania wiążącego kontraktu na projekt oraz zabezpieczenie dostępności niezbędnych zasobów. Procesy inicjujące powinny także potwierdzić, że realizacja projektu jest zgodna ze strategią firmy, to znaczy czy długofalowe planowanie w organizacji przewiduje konieczność przeprowadzenia danego projektu. Może zdarzyć się na przykład sytuacja, że wystąpiła propozycja stworzenia informatycznego systemu wspierania księgowości w jednym z oddziałów firmy, a strategia korporacyjna przewiduje włączenie tego oddziału do globalnego systemu w przeciągu najbliższych dwóch lat. W takiej sytuacji konieczność realizacji projektu jest wątpliwa i to właśnie powinny ujawnić procesy inicjujące. Materiałami, na którym opierają swoje działanie procesy inicjujące są plan strategiczny, opis produktu i kryteria, które doprowadziły do wyboru projektu. Na ich podstawie procesy inicjujące generują statut projektu – dokument zatwierdzony przez kierownictwo, dający kierownikowi projektu prawo dysponowania przydzielonymi zasobami, uzasadniający projekt, określający jego cele i definiujący oczekiwany produkt, wraz z założeniami i ograniczeniami. Procesy inicjacyjne ponadto definiują założenia i ograniczenia w projekcie oraz formalnie nominują osobę na stanowisko kierownika projektu. Po zrealizowaniu wymienionych zadań, procesy inicjujące przestają występować w projekcie.
Procesy planowania. Niedługo po procesach inicjujących, kiedy pewne ich produkty są już gotowe, w projekcie występować zaczynają procesy planowania. Ich najważniejszym celem jest przygotowanie i modyfikacja planu projektu. Plan projektu zostanie dokładnie opisany w dalszej części pracy, jednak w tym miejscu należy wymienić najważniejsze jego cechy. Określa on zadania, jakie należy wykonać, by szczęśliwie ukończyć projekt, dzięki czemu pomaga w podejmowaniu decyzji. Pozwala przewidzieć kolejne działania oraz zapewnia integrację prac kilku równoległych zespołów. Istnienie planu pozwala na monitorowanie postępów, gdyż wiadomo co, jak i kiedy powinno zostać zrobione. Ponieważ bardzo możliwe jest, że sytuacja wymusi modyfikację planu, dlatego procesy planowania dokonują niezbędnych zmian. Procesy planowania opierają się na wynikach procesów inicjacyjnych i jako podstawę swoich działań przyjmują statut projektu, określone w nich założenia i ograniczenia oraz opis produktu. Oprócz planu projektu, procesy planowania przygotowują także wiele informacji dodatkowych, nie będących częścią planu takich, jak na przykład strategia zarządzania jakością. Procesy planowania występują w projekcie do czasu, aż projekt zacznie zbliżać się do końca i przestanie być cokolwiek do planowania, ponieważ wszystko daje się być na finiszu.
Procesy wykonawcze. W zasadzie najważniejszą grupą procesów w projekcie są procesy wykonawcze. Zaczynają się one niedługo po rozpoczęciu procesów planowania i trwają do końca projektu, aż nie pozostanie już nic do wykonania. Procesy wykonawcze zgodnie ze swoją nazwę wspierają proces wykonania produktu – realizują plan zgodnie z procedurami występującymi w firmie. To właśnie plan i dodatkowe informacje o projekcie oraz polityka firmy są najważniejszymi danymi wejściowymi dla procesów wykonawczych. Na ich podstawie wykonywany jest właściwy produkt projektu, a wraz z jego realizacją generowane są także propozycje zmian. Z rysunku wynika fakt, że na procesy wykonawcze mają wpływ procesy kontrolne. Jednym z produktów procesów kontrolnych są propozycje zmian w sposobie wykonania produktu i także te informacje są parametrami procesów wykonawczych. Procesy wykonawcze osiągają apogeum swojej aktywności w chwili, gdy plan projektu został przygotowany w procesach planowania i zmiany w nim są jedynie odpowiedzią na czynniki wynikłe w trakcie jego realizacji.
Procesy kontrolne. Jedyną grupą procesów, których aktywność rozciąga się przez cały projekt są procesy kontrolne. Od najwcześniejszych czynności inicjujących do ostatecznego formalnego zaakceptowania wyników projektu, postępy prac są monitorowane. Procesy kontrolne mają na celu przede wszystkim sprawdzenie, czy realizacja projektu postępuje zgodnie z zaplanowanym kierunkiem i ewentualnie korygowanie tego kierunku. Procesy te mają szeroką gamę narzędzi kontrolnych, które pomagają odpowiedzieć na pytania o zgodność prac z założeniami. Danymi analizowanymi przez procesy kontrolne są przede wszystkim gotowy produkt oraz plan projektu i informacje dodatkowe. To właśnie te dane będą porównywane pod względem zgodności, a różnice i odstępstwa od planu będą rozwiązywane, aktualizując plan i podejmując działania naprawcze, które przekazane zostaną do realizacji w procesach wykonawczych. Wszelkie raporty w projekcie, jak i propozycje należy także zakwalifikować do wyników procesów kontrolnych.
Procesy końcowe. Zakończenie aktywności procesów planowania, to znak, że projekt zbliża się ku końcowi i zaczną pojawiać się procesy końcowe. Ta grupa skupia procesy mające na celu formalne podsumowanie, zaakceptowanie i zamknięcie projektu. Należy wtedy pozamykać wszelkie otwarte sprawy (np. kontrakty z podwykonawcami) i przygotować dokumentację końcową. Osiąga się powyższe cele poprzez złączenie informacji zawartych w kontrakcie projektu, raportach pochodzących z procesów kontrolnych i innych dokumentów, uzyskując na ich podstawie formalne akceptacje klienta i bazę wiedzy o projekcie. Procesy kontrolne trwają do ostatniej chwili projektu.
Rysunek Zależność intensywności procesów zarządzania projektem od fazy jego realizacji. |
|
![]() Wykłady > Definiowanie projektu > Procesy zarządzania projektem |